Dokumentenmanagement für durchgängig digitale Abläufe
Alle Geschäftsdokumente zentral archivieren, strukturiert verwalten und in Sekunden finden
Mit ecoDMS archivieren und verwalten Sie E-Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente zentral und nachvollziehbar. Relevante Informationen
werden strukturiert verarbeitet und sind genau dort verfügbar, wo Ihr Team
sie im Arbeitsalltag braucht.
Der Alltag nach dem Rechnungseingang
Digitale Dokumente allein ergeben
noch keinen digitalen Prozess
E-Rechnungen kommen längst digital bei Ihnen an. Trotzdem bleiben Prüfung, Freigabe, Weitergabe und Suche oft manuell, weil die Informationen nicht zentral und direkt verfügbar sind.
Ein Lieferant fragt, warum
seine Rechnung
noch nicht
bezahlt wurde
Sie wissen, dass sie
angekommen ist. Trotzde m
müssen Sie erst klären, ob sie
schon geprüft, freigegeben oder
noch bei jemandem liegt.
Die Buchhaltung braucht
den Beleg
vor dem
Monatsabschluss
Also geht die Suche los:
Postfach öffnen, Kollegen
anschreiben, Ordner prüfen und
hoffen, dass nicht noch irgendwo
eine zweite Ablage existiert.
Die Freigabe hängt, weil der
zuständige
Kollege gerade
nicht da ist
Der aktuelle Stand hängt an
genau einer Person. Ist sie krank
oder im Urlaub, heißt es
nachtelefonieren, privat
nachfragen oder warten.
Eine einzige Rückfrage
unterbricht
Ihren halben Vormittag
Ein Betrag stimmt nicht, eine
Zuordnung fehlt oder jemand
braucht die Rechnung sofort.
Statt direkt zu antworten, beginnt
erst die interne Abstimmung.
Das große Ganze
Die E-Rechnung ist nur ein Teil
Ihres Dokumentenproblems
Neben E-Rechnungen kommen täglich viele weitere Geschäftsdokumente digital bei Ihnen an. Doch auch sie durchlaufen oft keinen
durchgängigen Prozess. Die Folge sind manuelle Zwischenschritte, verteilte Ablagen und unnötige Sucherei.
E-Rechnungen
Verträge
Lieferscheine
Angebote
Bestellungen & Aufträge
Kundenunterlagen
Projektunterlagen
Personaldokumente
Technische Unterlagen
Unstrukturierter Eingang
Postfach A • Postfach B • Postfach C
Verteilte Ablage
Lokaler Download • Persönlicher Ordner • Netztlaufwerk
Unklare Prüfung
Zuständigkeit unklar • Rückfragen per Mail • Prüfstatus nicht sichtbar
Nicht nachvollziehbare Bearbeitung
Daten werden ergänzt • Bearbeitungsstand ist unklar • Mehrere Versionen entstehen parallel
Manuelle Weitergabe
Per Mail zwischen Mitarbeitern • Abhängig von einzelnen Mitarbeitern • Kein klarer Übergabestatus
Stockende Freigabe
Finale Version ist unklar • Freigabestatus nicht nachvollziehbar • Freigabe hängt bei einzelnen Personen
Zeitaufwendiges Wiederfinden
Wo liegt das Dokument? • Wer weiß, wo es abgelegt wurde? • Welche Version ist die richtige?
Das eigentliche Problem ist nicht das einzelne Dokumentenformat. Das eigentliche Problem ist die fehlende zentrale Struktur für Geschäftsdokumente.
Der ideale Dokumentenprozess
So sollte modernes
Dokumentenmanagement funktionieren
Ein durchgängiger Dokumentenprozess sorgt dafür, dass relevante Unterlagen genau dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Vom
Eingang bis zur Archivierung bleibt jeder Schritt klar und nachvollziehbar.
Alle Dokumente kommen an einer definierten Stelle an.
Relevante Informationen werden direkt übernommen.
Das Dokument wird dem richtigen Vorgang, Kunden oder Bereich zugeordnet.
Zuständige Personen sehen, was zu tun ist, und arbeiten mit demselben Stand.
Prüfung und Freigabe laufen nachvollziehbar nach einem klaren Ablauf.
Die finale Version wird zentral und revisionssicher aufbewahrt.
Bei Rückfragen ist das richtige Dokument in Sekunden verfügbar.
Digitales Dokumentenmanagement mit ecoDMS
Dokumente zentral organisieren,
nachvollziehbar
verwalten und
schnell wiederfinden
ecoDMS ist unsere in Deutschland entwickelte Dokumentenmanagementlösung. Sie führt Ihre Geschäftsdokumente in einem zentralen System zusammen, schafft Struktur in verteilten Prozessen und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende IT, während Sie die Kontrolle behalten.
Dokumente zentral und revisionssicher archivieren
Rechnungen, Verträge, Belege und weitere Unterlagen liegen an
einem einzigen Ort.
Dokumente klassifizieren und eindeutig zuordnen
Unterlagen werden nach Dokumentenart, Vorgang, Kunde oder
anderen Kriterien strukturiert abgelegt.
Zugriffe gezielt steuern
Sie legen fest, welche Mitarbeiter welche Dokumente sehen und
bearbeiten dürfen.
Versionen und Änderungen nachvollziehen
Bearbeitungsstände und Änderungen bleiben dokumentiert, statt in
verschiedenen Dateiversionen zu verschwinden.
Dokumente in Sekunden finden
Ein Name, eine Rechnungsnummer oder ein Stichwort genügt und
das passende Dokument liegt sofort vor Ihnen.
Von überall auf dieselben Dokumente zugreifen
Über den Webclient arbeiten berechtigte Mitarbeiter auch außerhalb
des festen Arbeitsplatzes mit demselben Dokumentenbestand.
Das verändert sich in Ihrem Arbeitsalltag
Mehr Struktur im Hintergrund und Zeit
für die eigentliche Arbeit
1
Schnellere Einarbeitung
Neue Mitarbeiter verstehen die Abläufe
schneller und müssen nicht erst persönliche
Ablagegewohnheiten einzelner Kollegen
übernehmen.
2
Einfachere Übergaben
Wechselt ein Vorgang zwischen Abteilungen,
muss der bisherige Stand nicht jedes Mal
neu erklärt oder per Mail zusammengetragen
werden.
3
Weniger doppelte Arbeit
Mitarbeiter arbeiten nicht mehr mit eigenen
Kopien auf Desktop, Download-Ordner und
Netzlaufwerk, nur weil jeder den Beleg für
seine Aufgabe noch einmal separat benötigt.
4
Weniger Nacharbeit am Monatsende
Dokumente sammeln sich nicht erst in
Postfächern und Ablagen, bis jemand Zeit
zum Sortieren hat. Sie werden direkt erfasst
und passend zugeordnet.
5
Wachstum ohne mehr Ablageaufwand
Auch bei steigendem Dokumentenvolumen
müssen Mitarbeiter nicht immer mehr Zeit mit
Einsortieren, Zuordnen und Nachpflegen
verbringen.
6
Wissen bleibt im Unternehmen
Wichtige Informationen zu Vorgängen und
Abläufen hängen nicht mehr davon ab, dass
genau eine Person noch weiß, wie etwas
bisher gehandhabt wurde.
Für Dokumente aus allen Unternehmensbereichen
So vielseitig lässt sich ecoDMS einsetzen
Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Ausschnitt der Dokumente und Vorgänge, die Sie mit ecoDMS abbilden können.
E-Rechnungen und Eingangsrechnungen
Rechnung, Bestellung und Lieferschein
lassen sich gemeinsam prüfen, wenn
Mengen, Preise oder Leistungen
voneinander abweichen.
Verträge
Bei Verlängerungen, Kündigungen oder
Nachverhandlungen sehen Sie, welche
Vereinbarung aktuell gilt und welche
Ergänzungen später hinzugekommen sind.
Angebote und Aufträge
Auch Monate nach Projektstart lässt sich
noch nachvollziehen, welche Leistung
ursprünglich angeboten und welche
Änderungen später vereinbart wurden.
Lieferscheine und Abnahmen
Bei Reklamationen oder
Gewährleistungsfällen können Sie belegen,
was geliefert, übergeben oder vom Kunden
bestätigt wurde.
Personalunterlagen
Von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen bis hin zu späteren Vertragsänderungen bleibt die Personalakte über die gesamte
Beschäftigungszeit vollständig.
Projektunterlagen
Protokolle, Zeichnungen, Freigaben und
Dokumentationen bilden gemeinsam die
Historie eines Projekts, auch wenn es über
Jahre läuft oder Mitarbeiter wechseln.
Einkaufs- und Bestellunterlagen
Von der Bestellung über die
Auftragsbestätigung bis zur Rechnung bleibt
nachvollziehbar, was bestellt, bestätigt und
schließlich berechnet wurde.
Prüf- und Nachweisdokumente
Bei Audits, Zertifizierungen oder internen
Kontrollen können Sie genau die Nachweise
vorlegen, die für den betreffenden Zeitraum
oder Vorgang verlangt werden.
Geschäftliche Korrespondenz
Wichtige Zusagen, Entscheidungen und
Abstimmungen bleiben zusammen mit dem
jeweiligen Geschäftsvorgang erhalten und
gehen nicht mit einem Mitarbeiterwechsel
verloren.
Der Unterschied für Ihr Unternehmen
Von verteilter Dokumentenarbeit zu
einer gemeinsamen Struktur
Mit ecoDMS verändern Sie nicht nur, wo Dokumente liegen, sondern auch, wie Ihr Team täglich mit ihnen arbeitet.
Heute
Mit ecoDMS
Dokumente verteilen sich über Postfächer, Laufwerke und persönliche Ablagen
Alle relevanten Unterlagen laufen in einer gemeinsamen Dokumentenstruktur zusammen
Rückfragen lösen neue Mails, Nachfragen und Suchwege aus
Informationen zum Vorgang stehen direkt dort bereit, wo weitergearbeitet wird
Mitarbeiter bauen sich eigene Ablage- und Arbeitsweisen
Das Team arbeitet nach einer gemeinsamen, nachvollziehbaren Struktur
Mehr Kunden und Dokumente erzeugen immer mehr Sortier- und Verwaltungsarbeit
Wachsende Dokumentenmengen lassen sich verarbeiten, ohne dass die manuelle Ablage im gleichen Maß mitwächst
Wissen über ältere Vorgänge hängt an einzelnen Kollegen
Vorgänge bleiben auch bei Urlaub, Krankheit oder Mitarbeiterwechsel verständlich und bearbeitbar
Darum entscheiden sich Unternehmen für ecoDMS
Eine leistungsfähige Softwarelösung
ohne unnötige Komplexität
Professionelles Dokumentenmanagement muss weder kompliziert noch
überdimensioniert sein, um im Mittelstand zuverlässig zu funktionieren.
Passt in Ihre IT, ohne
Großprojekt
ecoDMS läuft auf gängigen
Systemen und lässt sich in
bestehende Umgebungen
integrieren, sodass der Einstieg
ohne komplette Neuaufstellung
Ihrer Infrastruktur möglich ist.
Software made in Germany,
direkt vom Hersteller
Wir entwickeln unsere Software
in Aachen ohne Umwege über
wechselnde Drittanbieter. Das
schafft kurze Wege bei Weiterentwicklung, Beratung und
Support.
Faire und langfristig
kalkulierbare Kosten
Sie lizenzieren ecoDMS einmalig
und können die Software
dauerhaft nutzen, ohne
verpflichtende monatliche
Abo-Gebühren.
Für den Mittelstand
entwickelt
ecoDMS wurde von Anfang an
mit dem Anspruch entwickelt,
professionelles
Dokumentenmanagement auch
für KMU bezahlbar, verständlich
und praktikabel zu machen.
Ein Blick in die Software
So sieht ecoDMS in der Anwendung aus
Lernen Sie die Benutzeroberfläche kennen und verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck davon, wie die Software aufgebaut ist.
SUCCESS STORIES
So setzen unsere Kunden ecoDMS
erfolgreich ein.
10.000 Dokumente zentral archiviert und Prozesse deutlich beschleunigt
Vor der Einführung:
CRS medical wollte die Buchhaltung wieder ins eigene Unternehmen zurückholen und hatte mit Microsoft Dynamics NAV bereits die kaufmännische Lösung im Einsatz, aber noch kein DMS für Belege, Nachverfolgung und revisionssichere Archivierung. Gleichzeitig sollten Dokumente auch für Mitarbeiter im Homeoffice und Außendienst schnell verfügbar sein und sich nahtlos mit der bestehenden ERP-Umgebung verbinden lassen.
Nach der Einführung::
- Bereits rund 10.000 Dokumente zentral und nachvollziehbar archiviert
- Dokumente können auch im Homeoffice gescannt und direkt per Webclient in ecoDMS abgelegt werden.
- Die Durchlaufzeit im Posteingang sank von drei Tagen auf einen Tag.
250.000 Dokumente integriert und schneller im Tagesgeschäft verfügbar
Vor der Einführung:
Die Taubenreuther GmbH suchte für ihre Geschäftsdokumente ein neues Archivsystem, das sich in die bestehende Samba-4-Active-Directory-Struktur und die Warenwirtschaft UPOS-WWS integrieren lässt, plattformübergreifend nutzbar ist und auch mobilen Zugriff ermöglicht. Gleichzeitig sollte die Lösung eingescannte Papierdokumente, E-Mails und Dateien aus der Warenwirtschaft zentral zusammenführen und langfristig sicher archivieren.
Nach der Einführung::
- Rund 250.000 Altdokumente importiert und klassifiziert
- Zentraler Zugriff auf Dokumente unabhängig vom UPOS-WWS
- 22 ecoDMS-Vollversion-Lizenzen im Einsatz, auch in europäischen Niederlassungen
KUNDENSTIMMEN
Das sagen Nutzer über ihre
Erfahrung mit ecoDMS
Leimer und Beutelrock
Wohnbau GmbH
„Wir arbeiten bereits seit 2 Jahren mit ecoDMS und sind sehr zufrieden. Nachdem wir für unsere Bedürfnisse eine optimale Struktur angelegt hatten, konnten wir digital durchstarten. Da wir mit vielen unterschiedlichen Dokumenten arbeiten, ist es nun möglich, diese effizient zu verwalten. Wir sind mit ecoDMS sehr zufrieden und würden es auf jeden Fall weiterempfehlen.“
Henry Stümer
Stümer Stick
„Wir setzen ecoDMS seit 2014 ein. Es ist von Version zu Version deutlich besser und handlicher geworden. Der Nutzen ist immens. Durch die sehr leistungsfähige Suchfunktion können wir jederzeit auf historische Daten zugreifen. Spezifikationen werden mit Produktionsdokumentation, Prüfreports, Notizen, Lieferscheinen und Rechnungen verbunden. Fazit: Es geht nicht mehr ohne.“
Andreas Haindl
Taxi-Haindl
„Als Taxiunternehmen in Oberbayern nutzen wir seit 10 Jahren ecoDMS. Wir haben uns für diese Software aufgrund des Funktionsumfangs und des Preis-Leistungs-Verhältnisses entschieden. Die Software erleichtert uns mit der fortschreitenden Digitalisierung, Schritt zu halten. Wir konnten unseren Papierverbrauch auf ein Minimum reduzieren und die Suche nach den Dokumenten ist wesentlich einfacher geworden.“
Kathrin Richartz
CONZE Informatik GmbH
„Wir nutzen ecoDMS schon seit einem längeren Zeitraum und können dadurch effizienter und in vereinfachter Form all unsere Rechnungen und weiteren Dokumente aufrufen und auch bearbeiten. Wir sind mit ecoDMS sehr zufrieden und würden dieses auch weiterempfehlen.“
Dr. Thomas
Erichsen Sensolytics GmbH
„Gerade für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern stellt ecoDMS eine preisgünstige, aber dennoch vollwertige DMS-Lösung dar. Mit einer zusätzlich beauftragten Integration von Abby Finereader (OCR4Linux) nutzen wir es seit 2014. Die wenigen Supportfälle wurden immer gut gelöst, wir bleiben auf jeden Fall dabei …“
Andreas Kempen
Hauscon GmbH
„Seit mehr als 5 Jahren nutzen wir nun ecoDMS als zentrale Datenbank für alle Dokumente in unserer Immobilienverwaltung. Pro Jahr wächst der Datenbestand um rund 7.000 Dokumente. Durch die frei konfigurierbare Dateistruktur kann man den Aufbau der Datenbank selbst entscheiden. Wir sind von der Zuverlässigkeit und Stabilität der Software überzeugt. Zudem ist der Support freundlich und kompetent.“
Mike Bergmann
Softwareentwickler visoma / Systemhaus Exabyters
„Mit ecoDMS ist es uns 2016 gelungen, endlich erfolgreich im DMS-Markt Fuß zu fassen, was jahrelang mit anderen Anbietern scheiterte. Eine solide Software, eine QPR-Partnerschulung und ein sensationell gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben uns den einfachen Einstieg ermöglicht. Mittlerweile bieten wir ecoDMS als Managed Service zum monatlichen Festpreis für unsere Kunden an.“
Andreas Rothe
Messebau
Zimmermann GmbH
„Als kleines Unternehmen und bekennende IT-Selbermacher freut es uns, dass ecoDMS ein Produkt anbietet, welches ohne überzogene Anforderungen an die Infrastruktur und ohne Support- und Lizenzvereinbarungen, welche mit unserem Büroalltag nichts gemein haben, hervorragend funktioniert.“
Olaf Hansen und Lars Bunks HB Präsentationssysteme oHG
„Als wir seinerzeit nach einer Lösung suchten, unsere Papierbelege digital zu archivieren, sind wir nach längerer Recherche und Suche auf ecoDMS aufmerksam geworden. Überzeugt haben, neben der Funktion, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Möglichkeiten der einfachen Nutzung. Seit 2013 sind wir sehr zufrieden und empfehlen ecoDMS gerne weiter.“
Daniel Richert
Deutsches Rotes Kreuz – Ortsverein Dortmund 1 e. V.
„Dank ecoDMS konnten wir die Abläufe in unserem Ortsverein deutlich vereinfachen, weil Eingangspost per Workflow direkt klassifiziert und über Datamatrix-Barcodes automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet wird. Auch Eingangsrechnungen lassen sich ortsunabhängig schnell bearbeiten, und dank der Volltextsuche erleichtert uns das täglich wachsende Archiv die Arbeit enorm.“
Kai Neukirch
westPOINT GmbH & Co. KG
„Seit 2007 greifen wir auf die Dienste von ecoDMS zurück. Endlich Schluss mit der Suche nach einem Dokument in der Handakte. Anfragen seitens unserer Kunden und Gesellschaften können seither schnell und effektiv bearbeitet werden. Der perfekte Support macht die langjährige Zusammenarbeit zu einer runden Sache.“
Florian König
Seilsache
„Wir nutzen ecoDMS nun bereits seit über einem Jahr und sind immer noch von dem Leistungsumfang begeistert. Bis heute haben wir in dieser Preisklasse nichts Vergleichbares auf dem Markt gefunden. Der tägliche Einsatz mit mehreren Nutzern und sogar ein Umzug von einem Mac-Server auf ein NAS funktionieren problemlos. Ein rundum gelungenes Produkt!“
FAQ:
Häufig gestellte Fragen
Ist die Einführung kompliziert?
Kann ich ecoDMS ausprobieren, bevor ich mich entscheide?
Passt ecoDMS überhaupt zu unserem Unternehmen?
Kann ich ecoDMS erst einmal ansehen, ohne direkt etwas zu installieren?
Was ist, wenn wir komplexere Anforderungen haben?
Müssen wir unsere bestehende Ablage komplett umstellen?
Entstehen laufende Abo-Kosten?
Ihr nächster Schritt
Entdecken Sie, was ecoDMS für
Ihren Arbeitsalltag leisten kann
Unsere Dokumentensoftware ecoDMS unterstützt Sie dabei, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente zentral zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und in Sekunden wiederzufinden. Lernen Sie die Software jetzt so kennen, wie es für Sie am besten passt.
Testen Sie ecoDMS 30 Tage kostenlos und unverbindlich
Probieren Sie ecoDMS mit Ihren eigenen Rechnungen und Dokumenten aus. Alle Funktionen der Vollversion stehen Ihnen zur Verfügung, danach entscheiden Sie selbst, ob Sie weitermachen möchten.
Lassen Sie sich kostenlos beraten
Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen, Ihren aktuellen Rechnungsprozess und Ihre bestehenden Systeme. Gemeinsam klären wir, wie ecoDMS bei Ihnen sinnvoll eingesetzt werden kann.